Por Juarez Araújo
1 – Identificar o Propósito do Conselho.
Definir se será Administrativo ou Consultivo
2- Identificar as pessoas que poderão compor um futuro conselho na empresa.
Ter uma interação mais frequente nos primeiros 3 meses, com foco em obter um diagnóstico do nível de maturidade em gestão e governança. Em alguns casos conduzir também uma pequena reflexão estratégica, com o objetivo de alinhar as ambições de futuro da empresa e das pessoas que vão compor o Conselho.
Importante conhecer o momento e contexto tanto da empresa quanto dos empreendedores e/ou família que está no controle. Entrevistar as pessoas, conhecer o “organograma” real jogo de forças.
Analisar o modelo de negócios, quais as variáveis mais impactam nos resultados, como são tratadas. Forças competitivas, mercado, concorrentes diretos e indiretos. Tudo isto será importante para definir o perfil dos conselheiros.
3- Desenhar o Conselho
Desenhar como será o conselho, em termos de papéis e responsabilidades, frequência de reuniões, participantes, agenda e principalmente a pauta.
Importante ter na estrutura Presidente, Vice-Presidente e Secretário, eles serão os responsáveis por criar a pauta das reuniões e a distribuição dos documentos cujos assuntos serão analisados pelos Conselheiros.
4- Definir o Funcionamento
Dividir a reunião em 4 momentos, sendo que cada um tem um determinado tempo.
Com isto inicia-se a prática das reuniões e, com o passar do tempo, vai se aperfeiçoando as discussões fazendo a interface necessária entre conselho e diretoria. E assim a Diretoria já vai se acostumando com o Conselho
Sessão Executiva – somente com conselheiros;
Performance do Negócio – sobre resultados financeiros. Os “convidados” da diretoria participam desse momento da reunião.
Performance da Gestão – sobre projetos e indicadores das diversas áreas da empresa a serem apresentados pela Diretoria ou CEO, ainda com a participação dos “convidados”;
Governança – temas como riscos, auditoria, compliance, estratégia, avaliação e remuneração da diretoria, pessoas, projetos e inovação etc.
Por vezes é necessário software para Controle das Atividades e Documentos do Conselho. Existem alguns no mercado. Recomendo o Atlas Governance. http://www.atlasgov.com.br/
Os documentos a serem analisados devem ser distribuídos aos Conselheiros com antecedência mínima de 7 (sete) dias para análise e comentários para que as reuniões sejam produtivas e todos os Conselheiros já cheguem com as suas observações antes que quaisquer votações.
Temos que ter sempre o cuidado de ir na velocidade da empresa, caso contrário o remédio vira veneno.
Juarez Pereira de Araújo é Conselheiro Consultivo, Administrativo e de Inovação. Conheça mais sobre o Autor em Juarez Pereira de Araújo | Conselheiros Trendslnnovation
